Casa Esperanza, Inc.
Aviso de prácticas de privacidad
Este aviso describe cómo puede utilizarse y divulgarse tu información y cómo puedes acceder a ella. Por favor, revísalo detenidamente.
Casa Esperanza, Inc. (Casa) mantiene un registro de tu información sanitaria. Esto incluye la información sanitaria sobre ti que se recopila durante el curso de tu tratamiento en la Casa, e incluye información que puede conservarse en papel o en formato electrónico. Información como tus síntomas, resultados de pruebas, diagnósticos, tratamiento, plan de cuidados, datos demográficos y de pago son ejemplos de la información sobre tu salud que puede formar parte de tu historial médico. Estamos legalmente obligados a mantener la privacidad de esta información sanitaria. Este Aviso se te entrega porque la ley federal obliga a Casa a informarte con antelación sobre:
– Cómo tratará Casa tu información sanitaria
– Deberes legales de la Casa en relación con tu información sanitaria
– Tus derechos con respecto a tu información sanitaria.
Este Aviso se aplica a Casa y a las siguientes personas/organizaciones:
– Cualquier proveedor que sea miembro del personal de salud mental o de gestión de casos de la Casa.
– Todos los trabajadores de la Casa, incluidos empleados, voluntarios y becarios
– Cualquier miembro del personal autorizado por la Casa para introducir información en tu historial médico.
– Cualquier proveedor de atención sanitaria que forme parte de la clínica de atención integrada de la Casa en colaboración con el Programa de Atención Sanitaria a los Sin Techo de Boston (BHCHP).
– Casa y BHCHP comparten información médica con fines de tratamiento, pago y operaciones de asistencia sanitaria, tal como se describe en este Aviso.
A. USO Y DIVULGACIÓN DE INFORMACIÓN SANITARIA SIN AUTORIZACIÓN
1. 1. Tratamiento: Tu clínico, coordinador de tratamiento, gestor de casos, personal de apoyo a la recuperación, enfermero y psiquiatra que te atienden en la Casa pueden utilizar tus datos sanitarios para proporcionarte tratamiento o servicios relacionados. Diferentes departamentos y tu equipo asistencial interdisciplinar -incluidos, sin limitación, personal médico, de salud mental y de gestión asistencial- pueden compartir tu información sanitaria con fines de coordinación asistencial. Esto ayuda a garantizar que todas las personas que te atienden tienen la información que necesitan. Casa cree que compartir tu información es fundamental para proporcionarte la mejor atención sanitaria y es necesario dadas las complejidades del consumo simultáneo de sustancias y las necesidades de salud mental, así como otras enfermedades.
2. 2. Pago: Casa puede utilizar tus datos sanitarios protegidos para facturar los servicios que te prestemos y para cobrar el pago de nuestros servicios. Por ejemplo, tu compañía de seguros o un tercero pagador, como Medicare o Medicaid, puede solicitar ver copias de tu expediente para verificar los servicios que recibiste o para determinar si tienes derecho a prestaciones o si los servicios que recibiste eran médicamente necesarios.
3. Operaciones de atención sanitaria: Las operaciones de asistencia sanitaria son las funciones que todos los centros y organismos de asistencia sanitaria realizan para verificar que la prestación de asistencia a los pacientes se lleva a cabo adecuadamente y que el centro o el organismo funcionan correctamente. Parte de la información se comparte con terceros que realizan estas operaciones de asistencia sanitaria u otros servicios en nombre de Casa («socios comerciales»). Estos socios comerciales también deben tomar medidas para mantener la privacidad de tu información sanitaria. Entre los ejemplos de actividades que constituyen operaciones de asistencia sanitaria se incluyen:
– Supervisar la calidad de la atención e introducir mejoras cuando sea necesario
– Asegurarse de que los profesionales sanitarios están cualificados para hacer su trabajo
– Revisar los historiales médicos para comprobar su integridad y exactitud o según lo exija la ley
– Cumplir las normas establecidas por los organismos que regulan la Casa
– Supervisar a los profesionales sanitarios
– Utilizar servicios empresariales externos, como servicios de auditoría, jurídicos u otros servicios de consultoría
– Almacenamiento de tu información sanitaria en nuestros ordenadores
– Gestión y análisis de la información sanitaria
4. Para ponerse en contacto contigo en relación con tu asistencia: Casa puede utilizar tu información sanitaria para ponerse en contacto contigo:
– En la información de contacto que nos facilites (incluido dejar mensajes en los números de teléfono): sobre citas programadas o canceladas, actualizaciones de inscripción/seguro, asuntos de facturación o pago (si procede), o resultados de pruebas
– Con información sobre cuestiones de atención al paciente, opciones de tratamiento e instrucciones de seguimiento de la atención
– Para hablar de prestaciones o servicios relacionados con la salud que puedan interesarte.
5. En caso de urgencia médica:
La información puede revelarse al personal médico que necesite dicha información sobre un cliente para tratar una afección que suponga una amenaza inmediata para la salud del cliente y que requiera una intervención inmediata.
6. Según lo exija la ley o las autoridades legales: La ley permite o exige a BCasa que revele tu información sanitaria a los siguientes tipos de entidades y por los siguientes motivos, entre otros:
– Salud Pública: Casa puede revelar tu información sanitaria para actividades de salud pública, como prevenir, reducir o controlar enfermedades, lesiones, discapacidades u otras amenazas graves para tu salud o seguridad o la del público; informar de abusos o negligencias infantiles, o según autorice la ley; informar de reacciones a medicamentos o problemas con productos; notificar a una persona expuesta a una enfermedad contagiosa.
– Víctimas de abusos, negligencia o violencia doméstica: El personal de la Casa está autorizado a revelar tus datos sanitarios a los organismos competentes autorizados por la ley para hacer una denuncia inicial de maltrato o abandono de un niño, un anciano o una persona con discapacidad. Cualquier información adicional que se solicite en relación con dicho informe necesita una orden judicial y una citación, tal como se ha descrito anteriormente.
– Supervisión sanitaria: La Casa puede verse obligada a revelar información sanitaria a organismos de supervisión para actividades como auditorías o inspecciones para supervisar el sistema sanitario y/o los programas gubernamentales.
– Procedimientos legales: La Casa puede verse obligada a revelar información sanitaria como parte de un procedimiento judicial o administrativo, por ejemplo en respuesta a una orden o citación legal.
– Cumplimiento de la ley: La Casa puede verse obligada a revelar información sanitaria si un paciente ha cometido un delito o amenaza con cometerlo. El personal sólo puede divulgar: la situación del cliente, su nombre, dirección y último paradero conocido.
– Médicos forenses, directores de funerarias y donación de órganos: La Casa puede verse obligada a revelar información sanitaria a un médico forense o examinador médico para identificar a una persona fallecida o determinar la causa de su muerte. También podemos revelar información sanitaria a un director de funeraria o a la persona que éste designe, según sea necesario para el desempeño de sus funciones. La información sanitaria también puede divulgarse para coordinar la donación de órganos, ojos o tejidos en caso de fallecimiento.
– Investigación: En determinadas circunstancias, Casa puede compartir información sanitaria sobre pacientes con fines de investigación; sin embargo, se elimina toda la información de identificación individual y solicitaremos tu consentimiento para participar en cualquier estudio de investigación y evaluación. Si un investigador va a tener acceso a tu nombre, dirección u otra información que revele quién eres, te pediremos permiso específico u obtendremos la aprobación de una Junta de Revisión Interna.
– Funciones Gubernamentales Especializadas: En determinadas circunstancias, Casa puede verse obligada a revelar información sanitaria a unidades del gobierno de EE.UU. con funciones especiales, como el ejército o el Departamento de Estado de EE.UU..
– Indemnización laboral: Casa puede utilizar y divulgar información sanitaria según sea necesario para cumplir las leyes de compensación a los trabajadores y otros programas que proporcionan prestaciones por lesiones o enfermedades relacionadas con el trabajo.
Exigido por Ley: Casa puede verse obligada a utilizar o divulgar tu información sanitaria según lo exijan las leyes federales, estatales o locales. Esto incluye mediante una citación válida Y Orden Judicial o Consentimiento del Cliente
– Toda revelación de información del cliente debe registrarse en el expediente del paciente. Según la HIPAA, los clientes tienen derecho a obtener una relación de determinadas divulgaciones realizadas por un programa durante los 6 años anteriores. Para garantizar que Casa Esperanza, Inc. y sus filiales puedan cumplir este requisito, se registrarán todas las divulgaciones de información de los clientes.
B. USOS O DIVULGACIONES QUE PUEDEN LIMITARSE O QUE PUEDES SOLICITAR QUE NO SE HAGAN
1. Situación de emergencia
Si te encuentras en una situación de emergencia y no puedes manifestar tus deseos, utilizaremos nuestro mejor criterio para decidir si compartimos la información. Si se considera que es lo mejor para ti, sólo compartiremos la información que otros realmente necesiten saber.
2. Fines de ayuda en caso de catástrofe: Incluidos:
– Para coordinar los usos y divulgaciones a las personas implicadas en tu atención.
– A entidades públicas o privadas autorizadas para ayudar en las tareas de socorro en caso de catástrofe.
C. USO O DIVULGACIÓN QUE REQUIEREN TU PERMISO POR ESCRITO
El uso y/o divulgación de tu información sanitaria para la mayoría de los fines distintos de los detallados anteriormente requiere tu autorización por escrito. Según las leyes estatales y federales, determinados tipos de información de tu historial médico se consideran altamente sensibles y confidenciales. La divulgación de esta información sensible requiere que proporciones una autorización específica por escrito. Algunos ejemplos de información médica sensible que requiere autorización son Pruebas o resultados de pruebas del VIH, determinada documentación de terapias clínicas, e historial y tratamiento de salud conductual (incluidos tanto la salud mental como el consumo de sustancias).
Revocación de tu autorización escrita
Si nos autorizas por escrito a compartir tu información sanitaria, puedes revocar esa autorización, por escrito, en cualquier momento. Una vez revocada, dejaremos de compartir tu información sanitaria para los fines contemplados en la autorización escrita; sin embargo, no podemos recuperar ninguna información que ya hayamos compartido antes del momento en que se revocó tu autorización.
Venta de Información Sanitaria Protegida y Esfuerzos de Marketing
Casa prohíbe la venta de información sanitaria protegida sin tu autorización expresa por escrito. Esto significa que nunca venderemos ni alquilaremos tu historial médico sin obtener antes tu autorización por escrito.
Los esfuerzos de marketing directo de la Casa hacia los miembros de la comunidad pueden incluir a los pacientes. Como paciente, tienes derecho a «optar por no recibir» materiales de marketing de Casa. Para darte de baja, ponte en contacto con el Responsable de Privacidad; véase la sección G más abajo.
D. TUS DERECHOS EN RELACIÓN CON TU INFORMACIÓN SANITARIA
1. Derecho a inspeccionar y copiar: Tienes derecho a inspeccionar y copiar la información sanitaria y de facturación que pueda utilizarse para tomar decisiones sobre tu asistencia. Esto no incluye las notas de psicoterapia, ni la información recopilada en previsión de o para su uso en una acción o procedimiento civil, penal o administrativo.
Para inspeccionar y copiar tu información médica, debes rellenar una Autorización para la divulgación y/o discusión de historiales médicos y presentarla a Casa Esperanza, Inc. Oficina Administrativa, 302 Eustis Street, Roxbury MA 02119. Si solicitas una copia de la información, podemos cobrarte una tarifa por los costes de copia, envío y suministros utilizados.
Casa puede denegar tu solicitud de consultar y copiar tu expediente en determinadas circunstancias, muy limitadas. Casa puede pedir que recibas esta información en una reunión con tu proveedor, para que puedas hacer preguntas y recibir explicaciones mientras revisas tu expediente. Puedes solicitar que te facilitemos copias de tu historial para su inspección a través de otro proveedor o puedes solicitar que te facilitemos copias de tu historial médico a través de tu abogado.
2. Derecho a solicitar una modificación: Si crees que la información sanitaria que tenemos sobre ti es inexacta o incompleta, tienes derecho a solicitar una modificación de tu expediente. Tienes derecho a solicitar una modificación mientras la información sea conservada por (o para) Casa.
Casa tiene derecho a denegar tu solicitud de modificación de tu historial médico si no se presenta por escrito o si no incluye un motivo que justifique tu solicitud. Casa también puede denegar tu solicitud si nos pides que modifiquemos los siguientes tipos de información:
– Información que no fue creada por Casa, a menos que la persona o entidad que creó la información ya no esté disponible para realizar la modificación;
– No forma parte de la información sanitaria conservada por o para Casa;
– No forma parte de la información que se te permitiría inspeccionar y copiar; o,
– Es preciso y completo.
Para solicitar información sobre los pasos a seguir si deseas que modifiquemos tu expediente o si deseas presentar una enmienda, debes presentar tu solicitud por escrito al Responsable de Privacidad; véase el apartado G, más abajo.
3. Derecho a una relación de divulgaciones (información compartida): Tienes derecho a solicitar una relación de las divulgaciones, que es una lista de la información sanitaria sobre ti que hemos compartido.
Para solicitar un recuento de las divulgaciones (información compartida), presenta tu solicitud por escrito al Responsable de Privacidad; consulta el apartado G, más abajo. Las solicitudes de recuento de divulgaciones pueden ser por un periodo de hasta seis años y las solicitudes no pueden incluir peticiones de información divulgada (compartida) antes del 4 de agosto de 2014. En tu solicitud debes indicar si prefieres recibir la lista en papel o electrónicamente. La primera lista que solicites en un periodo de 12 meses será gratuita. Para listas adicionales, podemos cobrarte. Te notificaremos el coste correspondiente y podrás optar por retirar o modificar tu solicitud antes de que se incurra en gastos.
4. Derecho a solicitar restricciones: Tienes derecho a solicitar una restricción o limitación de la información sanitaria que compartimos sobre ti con fines de tratamiento, pago u operaciones de asistencia sanitaria. El derecho a solicitar restricciones no se aplica ni limita los usos y divulgaciones exigidos por la ley. También tienes derecho a solicitar que se limite la información sanitaria que compartimos sobre ti con alguien que participe en tu atención o en el pago de la misma, como un familiar o amigo.
Para solicitar restricciones, ponte en contacto con el Responsable de Privacidad; véase el apartado G, más abajo. En tu solicitud debes indicarnos 1.) qué información quieres limitar y 2.) a quién quieres que se apliquen los límites. Podemos utilizar o divulgar información restringida para tratamientos de urgencia o como se define en los apartados A y B anteriores.
5. Derecho a solicitar comunicaciones confidenciales: Tienes derecho a solicitar que nos comuniquemos contigo sobre información sanitaria de una determinada manera o en un determinado lugar. Por ejemplo, puedes pedir que sólo nos pongamos en contacto contigo por teléfono o por correo electrónico.
Para solicitar comunicaciones confidenciales, ponte en contacto con el Responsable de Privacidad; véase el apartado G, más abajo. No te preguntaremos el motivo de tu solicitud. Atenderemos todas las peticiones razonables. Tu solicitud debe especificar cómo o dónde deseas que nos pongamos en contacto contigo.
6. Derecho a una copia en papel de este aviso: Tienes derecho a obtener una copia en papel de este Aviso. Puedes obtener una copia de este Aviso en nuestro sitio web (www.casaesperanza.org) o por otros medios electrónicos (correo electrónico). Aunque hayas aceptado recibir este Aviso electrónicamente, tienes derecho a recibir una copia en papel del mismo.
Puedes obtener una copia en papel de este Aviso al ser admitido, en tu primera visita en persona después de la fecha de entrada en vigor, o puedes ponerte en contacto con el Responsable de Privacidad (véase el apartado G, más abajo) para obtener una copia de este Aviso en cualquier momento.
7. Derecho a acceder electrónicamente a la PHI: Tienes derecho a obtener una copia de tu información sanitaria protegida en formato electrónico cuando se conserve en una Historia Clínica Electrónica («HCE»). Esto significa que puedes solicitar una copia en PDF de tu información sanitaria y debemos proporcionártela para la información que se almacenó en nuestra HCE.
8. Derecho a reclamar: Si consideras que se han violado tus derechos de privacidad, puedes presentar una queja a la Casa notificándolo al Director de Cumplimiento mediante la presentación de una Queja de acuerdo con el Procedimiento de Quejas de la Casa. Si la queja/reclamación se refiere a una violación de la intimidad, se remitirá al Responsable de Protección de la Intimidad.
También puedes presentar una queja ante el Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos.
No se te penalizará por presentar una queja. Casa no tomará represalias contra ti por presentar una queja.
E. RESPONSABILIDAD DE CASA DE CONSERVAR LOS HISTORIALES MÉDICOS
La Casa conserva los historiales médicos de los pacientes ambulatorios durante un periodo de hasta 20 años a partir de la última fecha de servicio del paciente. Los historiales médicos residenciales se conservan hasta 7 años desde la última fecha de servicio del paciente.
El acceso de los pacientes a los historiales médicos no cambiará con esta modificación de la ley. Los pacientes siguen teniendo derecho a inspeccionar sus historiales médicos previa solicitud en cualquier momento durante el periodo en que estamos obligados a conservarlos.
Cuando haya expirado el plazo de conservación de los registros, Casa está obligada a notificar al Departamento de Salud Pública, 30 días antes de la fecha prevista de destrucción, nuestra intención de destruir los registros. La destrucción de los registros la realiza un proveedor que ha firmado un acuerdo para transportar y destruir los registros de forma que se proteja la confidencialidad en todo momento.
Puedes obtener una copia completa de la Casa Esperanza, Inc. Política de Conservación y Destrucción de Registros poniéndote en contacto con el Responsable de Privacidad; véase el apartado G, más abajo.
F. CAMBIOS EN ESTE AVISO
Nos reservamos el derecho a revisar o modificar este Aviso. Nos reservamos el derecho a hacer efectivo el Aviso revisado o modificado para la información sanitaria que ya tengamos sobre ti o para cualquier información que recibamos en el futuro. La fecha de entrada en vigor figurará en la parte superior de la primera página.
G. INFORMACIÓN DE CONTACTO
Si tienes alguna pregunta sobre este Aviso, ponte en contacto con
Casa Esperanza, Inc.
Attn. Responsable de Privacidad
Calle Eustis 302
Roxbury, MA 02119
PROGRAMAS/CENTROS DE ATENCIÓN Y COLABORACIONES
Una lista de los programas/centros de atención y colaboraciones de la Casa incluye los siguientes:
1. 291 Eustis Street (Programa Residencial para Hombres
2. 263 Eustis Street (Programa Residencial Latinas y Niños)
3. 245 Eustis Street (Servicios ambulatorios de Familias Unidas)
4. 365 East Street, Tewksbury MA (Programa Conexiones CSS)
5. 302 de la calle Eustis (oficinas administrativas)
6. Programa de Atención Sanitaria a los Sin Techo de Boston, incluyendo, sin limitación, sus programas y servicios
